Privacybeleid

Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is Wittezaele Solutions Comm.V., handelend onder de merknaam AI Learning.be, met zetel te Oudstrijderslaan 7, 8610 Kortemark, België, ingeschreven onder BTW BE 0651.735.872.

Voor alle vragen over dit beleid of over je gegevens kan je terecht bij Ben Wittezaele, via ben [at] ailearning.be. Je krijgt antwoord binnen dertig dagen, in de praktijk sneller.

AI Learning.be heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Dat is voor een onderneming van deze grootte en met deze verwerkingen niet verplicht.

Welke gegevens verwerken we?

Wanneer je mailt of een gesprek boekt

Je naam, je e-mailadres en wat je ons zelf schrijft. Boek je een gesprek, dan verwerkt Calendly je naam, e-mailadres, gekozen tijdslot en de antwoorden die je bij de boeking invult. Calendly treedt daarbij op als verwerker en heeft ook eigen verwerkingen als verantwoordelijke; hun beleid is van toepassing op die laatste.

Wanneer je deelneemt aan een workshop of opleiding

• je naam, functie en organisatie, en je e-mailadres als dat nodig is om materiaal of een attest te bezorgen
• je aanwezigheid, wanneer je werkgever, een opleidingscentrum of een opleidingsfonds daarom vraagt
• de feedback die je na de sessie geeft; die verwerken we zonder naam, tenzij je die zelf vermeldt

Loopt een opleiding via een opleidingscentrum of een opleidingsfonds, dan krijgen we je naam, functie en organisatie meestal van die partij, via de deelnemerslijst. We gebruiken die om de sessie voor te bereiden en om je aanwezigheid te bevestigen.

Tijdens sommige workshops gebruiken we de werkmuur: deelnemers hangen met hun gsm een briefje op met een taak, een aantal uren en een soort werk. Zonder naam en zonder e-mailadres. Je netwerkadres wordt enkel versleuteld (gehasht) bewaard om misbruik te beperken, en alles wordt na twee dagen gewist. Werkdocumenten van een workshop download je via een aparte pagina, waarvoor we geen gegevens van je vragen.

Wanneer je klant of opdrachtgever bent

• contact- en facturatiegegevens van je organisatie
• correspondentie, intakegegevens en afspraken over de opleiding
• gegevens die nodig zijn voor de boekhoudkundige verwerking

Wanneer je de website bezoekt

Serverlogs met je IP-adres, browsertype, opgevraagde pagina en tijdstip. Die logs dienen voor de beveiliging en de technische werking van de site en worden niet gebruikt om je te profileren.

Wanneer we je zelf contacteren

Voor prospectie gebruiken we zakelijke contactgegevens uit publieke bronnen: je bedrijfswebsite, je LinkedIn-profiel, sectorpublicaties of een gesprek op een event. Het gaat om naam, functie, werkgever en zakelijk contactgegeven. Wil je niet gecontacteerd worden, dan volstaat één bericht en verwijderen we je uit onze lijst.

De gratis AI-scans

Op deze site staan de AI Literacy scan en de AI Readiness scan. Je vult ze anoniem in. De verwerking gebeurt op de server van impaxo.be, een ander merk van hetzelfde bedrijf. Er is dus geen andere partij bij betrokken.

Als je de scan enkel invult

Je antwoorden worden verwerkt om je resultaat op het scherm te tonen. Daarna bewaren we enkel een regel voor onze statistieken: de datum, welke scan, op welke site, het resultaat en hoe je bij de scan kwam (bijvoorbeeld via LinkedIn). Geen naam, geen e-mailadres en geen IP-adres.

Als je het volledige rapport vraagt

Dan geef je zelf je e-mailadres. Samen met je antwoorden komt dat in een melding bij Ben Wittezaele terecht, die je het rapport persoonlijk bezorgt. We gebruiken je adres enkel daarvoor en voor een eventueel antwoord op je reactie. Je komt niet op een mailinglijst en krijgt geen nieuwsbrief.

Beveiliging van de scans

Om misbruik door bots tegen te gaan, wordt je IP-adres gedurende een uur bijgehouden om het aantal verzoeken te beperken. Wordt een inzending als spam of als aanval tegengehouden, dan bewaren we het IP-adres en een gemaskeerde versie van het e-mailadres (bijvoorbeeld jo***@voorbeeld.be). Volledige e-mailadressen komen nooit in een logbestand.

De scans geven een momentopname op basis van je eigen antwoorden. Er volgt geen geautomatiseerde beslissing met rechtsgevolgen voor jou.

Waarom en op welke grondslag?

• Om je vraag te beantwoorden en een voorstel te doen. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst of gerechtvaardigd belang bij precontractueel contact.
• Om je het rapport van een AI-scan te bezorgen. Grondslag: maatregelen op jouw verzoek, voor een eventuele overeenkomst.
• Om een workshop, opleiding of traject te organiseren en uit te voeren, en om een attest van deelname op te maken. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Om te factureren en de boekhouding te voeren. Grondslag: wettelijke verplichting.
• Om de site, de scans en onze systemen te beveiligen. Grondslag: gerechtvaardigd belang.
• Om statistieken over het gebruik van de scans bij te houden, zonder persoonsgegevens. Grondslag: gerechtvaardigd belang.
• Om ondernemingen te contacteren over ons aanbod. Grondslag: gerechtvaardigd belang bij zakelijke prospectie, met een verzetrecht dat we onmiddellijk uitvoeren.

AI Learning.be verkoopt geen gegevens en neemt geen geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen voor jou.

Hoe lang bewaren we ze?

• Mails en vragen die niet tot een samenwerking leiden: maximaal twee jaar na het laatste contact.
• Meldingen van een aangevraagd scanrapport: maximaal twee jaar na het laatste contact.
• Statistieken en beveiligingslogs van de scans: negentig dagen, daarna automatisch gewist.
• Briefjes op de werkmuur: twee dagen.
• Deelnemerslijsten en aanwezigheden: zolang de opdrachtgever, het opleidingscentrum of het opleidingsfonds ze nodig heeft voor de afrekening, met een maximum van zeven jaar.
• Klantendossiers, facturen en boekhoudstukken: zeven jaar, zoals wettelijk vereist.
• Serverlogs: maximaal twaalf maanden.
• Prospectiegegevens: maximaal twee jaar na het laatste contact, of onmiddellijk bij verzet.

Met wie delen we ze?

AI Learning.be werkt met een beperkt aantal dienstverleners die als verwerker optreden. Het gaat om categorieën zoals:

• de hostingpartij van deze website en van onze mailomgeving
• de boekingsmodule voor gesprekken
• het boekhoudpakket
• de trainers met wie we een opleiding samen geven, en dat enkel voor de gegevens die de opleiding vereist

Loopt een opleiding via een opleidingscentrum of een opleidingsfonds, dan bezorgt die partij ons vooraf de deelnemerslijst. Achteraf bevestigen we aan diezelfde partij wie aanwezig was. Zij verwerkt die gegevens volgens haar eigen beleid.

Tijdens een workshop werken deelnemers met hun eigen account in de AI-tools die hun werkgever toelaat. Wij voeren zelf geen gegevens van deelnemers in AI-tools in.

Overheden en gerechtelijke instanties krijgen enkel gegevens wanneer daar een wettelijke verplichting tegenover staat.

Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

We kiezen waar mogelijk voor Europese dienstverleners. Sommige diensten, zoals de boekingsmodule, kunnen gegevens buiten de EER verwerken. Dat gebeurt op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of van de standaardcontractbepalingen.

Hoe beveiligen we ze?

• versleutelde verbindingen voor de website, de scans en alle mailverkeer
• toegang tot dossiers enkel voor wie ze nodig heeft, met tweestapsverificatie waar de dienst dat toelaat
• geen gegevens van deelnemers of klanten in ongecontroleerde AI-tools
• filters tegen spam en misbruik op de scans, met gemaskeerde e-mailadressen in de logbestanden

Welke rechten heb je?

• inzage in de gegevens die we van je hebben
• verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens
• verwijdering, wanneer er geen wettelijke bewaarplicht tegenover staat
• beperking van de verwerking
• bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• overdraagbaarheid van de gegevens die je zelf hebt aangeleverd
• intrekking van je toestemming, zonder gevolgen voor wat daarvoor gebeurde

Je oefent die rechten uit via ben [at] ailearning.be. We vragen mogelijk een bijkomend gegeven om te controleren dat de vraag van jou komt.

Ben je niet tevreden met de manier waarop we je vraag behandelen, dan kan je klacht neerleggen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, via gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Cookies en lettertypes

Deze website plaatst geen analytische cookies, geen advertentiecookies en geen trackers van sociale media. Er is dus ook geen cookiebanner.

• De werkmuur plaatst één functionele cookie, zodat je je eigen briefje kan aanpassen. Die bevat geen persoonsgegevens en verdwijnt na een dag.
• De lettertypes van deze site worden vanaf onze eigen server geladen. Er gaat daarbij geen IP-adres naar een externe fontdienst.
• De agenda van Calendly opent op de site van Calendly zelf. Daar gelden hun cookies en hun beleid.

Wil je cookies blokkeren of verwijderen, dan doe je dat in de instellingen van je browser. De site blijft dan gewoon leesbaar.

Als er iets misgaat

Bij een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens beoordelen we het risico, beperken we de schade en documenteren we wat er gebeurde. Waar de wet dat vraagt, melden we de inbreuk binnen tweeënzeventig uur na kennisname aan de Gegevensbeschermingsautoriteit, en brengen we de betrokkenen op de hoogte.

Wijzigingen

Dit beleid wordt aangepast wanneer onze verwerkingen of de wetgeving veranderen. De datum bovenaan geeft de laatste versie aan. Bij een wijziging die je rechten wezenlijk raakt, brengen we bestaande klanten actief op de hoogte.